Präambel
Der SV Gebersheim e.V. 1924 (im Weiteren: Verein)) verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins und der Verpflichtung aus der Satzung). Um die Vorgaben der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten, gibt sich der Verein nachfolgende vom erweiterten Vorstand am 03.07.2018 beschlossene Datenschutzordnung.
§1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitglieder/innen, Teilnehmer/innen am Sport- und Kursbetrieb, darüber hinaus von Mitarbeiter/innen sowohl automatisiert als auch nicht automatisiert in einem Datensystem, u.a. in Form von ausgedruckten Listen. Zusätzlich werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht, an Dritte weitergeleitet und/oder offengelegt. In allen Fällen ist die DSGVO, das BDSG und diese DSO von allen Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§2 Verarbeitung von personenbezogenen Daten
- Der Verein verarbeitet Daten unterschiedlicher Kategorie von Personen. Für jede Kategorie betroffener Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt, hinterlegt in der Geschäftsstelle, angelegt.
- Insbesondere folgende Mitgliederdaten verarbeitet der Verein: Name, Vorname, Geschlecht, vollständige Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen (sofern angegeben), ggf. Funktionen im Verein und ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit zur Zuordnung des Familienbeitrags.
- Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten gem. § 19 der Satzung weitergeleitet. Gleiches gilt für Mitglieder, die eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit von Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, im Newsletter, auf der Homepage veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben. (Es gelten die Bestimmungen des § 19 der Satzung v. 14.03.2014)
- Auf der Internetseite werden die Daten der Funktionäre (Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) veröffentlicht.
§4 Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem/der Mitarbeiter/in Geschäftsstelle des Vereins zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der/die Mitarbeiter/in stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er/Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig
§5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten
- Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiter/innen im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
- Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine Herausgabe.
- Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. zur Einberufung einer außerordentlichen Hauptversammlung gem. § 11 der Satzung), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches die Liste benötigt, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für den beschriebenen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§6 Kommunikation per E-Mail
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen für die deren private E-Mail-Accounts, oder Geschäfts Adressen verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter/innen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiter/innen, Übungsleiter/innen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in aller Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter, der nicht dem Vorstand oder erweitertem Vorstand angehört, zu benennen. Findet sich aus den eigenen Reihen keine Person, die bereit ist diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
- Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den für die Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Vorstandsmitgliedern. Änderungen dürfen ausschließlich durch die zuständigen Vorstandsmitglieder, mit deren Zustimmung oder Anweisung durch die Geschäftsstelle vorgenommen werden.
- Die Geschäftsstelle ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich.
- Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des 1. und/oder 2. Vorsitzenden. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen oder Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber die mit der Öffentlichkeitsarbeit betrauten Vorstandsmitglieder weisungsbefugt sind. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen der zuständigen Vorstandsmitglieder, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist nicht anfechtbar.
§10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- Alle Mitarbeiter/innen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
- Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenordnung können gemäß den Bestimmungen aus der Satzung § 20 sanktioniert werden.
§11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den erweiterten Vorstand des Vereins in seiner Sitzung am 03.07.2018 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Gebersheim im Juli 2018
